„Teams sameinar fjölmarga eiginleika Microsoft 365-svítunnar í einni lausn. Hún virkar vel í teymisvinnu, á fjarfundum og öllu utanumhaldi fyrir stór og smá verkefni. Í Teams er einnig hægt að geyma öll skjöl og upplýsingar fyrir ákveðna vinnuhópa á einum stað,“ segir Árný Björg Ísberg ráðgjafi hjá Þekkingu.

Hún segir Teams henta fyrirtækjum og stofnunum af öllum stærðargráðum, óháð því hvaða geira þau starfa í.

„Mörg fyrirtæki hafa nú þegar innleitt Teams eða eru að borga áskriftargjöld af lausninni án þess þó að nýta sér hana,“ segir Árný.

Þekking býður upp árangursríka ráðgjöf sem hjálpar fyrirtækjum að nýta sér eiginleika lausnarinnar til fulls.

„Við erum með Teams-námskeið og kennslu fyrir starfsfólk fyrirtækja sem hefur reynst afar vel við innleiðingu og hjálpar starfsfólki að tileinka sér alla möguleika lausnarinnar. Námskeiðin og kennslan eru miðuð að þörfum hvers og eins fyrirtækis til að styðja sem best við innleiðingu og notkun á kerfinu,“ upplýsir Árný. 

Færri kerfi og styttri boðleiðir

„Teams er í raun svíta af lausnum sem hægt er að bæta við og aðlaga að hverju og einu fyrirtæki svo að Teams nýtist til fulls. Þekking hefur til að mynda innleitt hluta af sínum kerfum beint inn í Teams og hefur það stytt boðleiðir og á sama tíma fækkað þeim kerfum sem starfsfólk þarf að opna í upplýsingaöflun,“ útskýrir Árný.

Gott dæmi um þetta eru skýrslur sem eru keyrðar í gegnum Power BI en þær geta verið inni í rásum  og geta þá  notendur innan teymisins fengið þar upplýsingar um helstu þætti skýrslunnar án þess að hafa aðgang að þeim grunngögnum sem skýrslan er unnin upp úr. 

„Mörg fyrirtæki nýta sér Microsoft Planner í verkefnavinnu eða jafnvel ytri kerfi eins og Trello. Þessi kerfi er hægt er að hafa inni í rásum í Teams til að skipuleggja verkefni hópsins og með því er bæði einfalt að vinna með og sjá framgang verkefna,“ segir Árný og heldur áfram.

„Til viðbótar má nefna að það er einfalt og öruggt að bjóða aðila utan fyrirtækisins í teymisvinnu í Teams. Þeim aðila er þá gefinn aðgangur að ákveðnu teymi þar sem hann getur tekið þátt í umræðu, deilt og unnið í skjölum ásamt því að geta tekið þátt í fundum.“

Símkerfi fyrirtækisins inn í Teams

Microsoft Teams býður upp á hljóð- og myndsímtöl og geta fyrirtæki því alfarið fært símkerfi sitt þangað yfir sem býður þá starfsfólki upp á afar einfalt og þægilegt tæknilegt starfsumhverfi.

„Þekking aðstoðar fyrirtæki einnig við að flytja símkerfi sitt í Teams og þá geta notendur hringt símtöl í öll símanúmer hvort sem móttakandinn sé notandi í Teams eða ekki. Þessi möguleiki hentar fyrirtækjum og stofnunum óháð stærð og er einfalt að bæta öflugu skiptiborði við lausnina sem meðal annars býður upp á góða skýrslumöguleika. Símkerfið í Teams er einföld lausn í uppsetningu, notkun og hagkvæm í rekstri,“ upplýsir Árný.

Sjálfvirkni með Power-Apps

Mikil tækifæri geta verið fólgin í því fyrir fyrirtæki að nýta Power-Apps með Microsoft Teams. Þekking nýtir Power-Apps í sinni starfsemi ásamt því að þróa og innleiða það hjá viðskiptavinum. Með Power-Apps gefst tækifæri til að búa til sitt eigið app til að einfalda ýmsa ferla.

MÍA-starfsmannaappið

Það getur verið mikil áskorun fyrir fyrirtæki að halda vel utan um starfsmannamál sín og eru kröfur sífellt að aukast um að mál og beiðnir séu vel skráð. Á sama tíma er mikil þörf fyrir aukið gagnsæi á stöðu mála og beiðna gagnvart starfsfólki.

„MÍA-starfsmannaappið var hannað af Þekkingu og heldur utan um starfsmannamál. Starfsfólk Þekkingar skráir beiðnir í gegnum MÍU sem er aðgengileg í flipa í Teams en einnig sem app í símanum. Þetta eru til dæmis fríbeiðnir, fræðslubeiðnir, kaup á búnaði, styrkumsóknir og beiðnir inn á fjármálasvið svo dæmi sé tekið,“ útskýrir Árný.

Með MÍU fær starfsfólk tilkynningar um afgreiðslu beiðna í gegnum Teams en getur einnig fylgst með stöðu beiðna í MÍU appinu. 

„Stjórnendur afgreiða beiðnir í þægilegu viðmóti í gegnum MÍU og eru áminningar um óafgreiddar beiðnir sendar í Teams til að tryggja að öll mál fái viðeigandi afgreiðslu,“ segir Árný.

Fólkið í fyrsta sæti

Innleiðing nýrrar tækni snýst að miklu leyti um starfsfólkið sem kemur til með að nýta tæknina.



„Þess vegna hefur Þekking lagt mikla áherslu á breytingastjórnun við innleiðingu á nýrri tækni og þegar ferlum er breytt,“ segir Árný. „Það er að mörgu að huga við innleiðingu á Microsoft Teams og hafa ráðgjafar Þekkingar mikla reynslu af innleiðingum á Microsoft 365 og kennslu þar sem Teams hefur spilað lykilhlutverk í að tryggja farsælar innleiðingar.“