Beiðnum starfsfólks komið í farveg

Fyrir um ári síðan tók til starfa nýr mannauðsstjóri í Þekkingu, Ásta Bærings. Hún hefur unnið markvisst að því að gera starfsumhverfi okkar í Þekkingu enn betra. Eitt af mörgum atriðum sem hún hefur unnið í er að koma beiðnum starfsfólks um hin aðskiljanlegustu málefni í skilvirkari farveg.

Beiðnir og óskir starfsfólks koma mjög oft upp í samtali á kaffistofum, í lyftum, í Skype eða Teams samskiptum, í gegnum tölvupósta og í gegnum beiðnakerfi vinnustaða – ef það er til staðar.

Ef við horfum aðeins framhjá vandræðunum við það að boltinn detti niður með beiðnirnar og þess í stað á eitt mjög mikilvægt atriði sem á það til að gleymast, en það er saga slíkra beiðna. Það er gríðarlega mikilvægt að saga beiðna sé til staðar bæði fyrir starfsfólk sem og stjórnendur. 

Upplýstari og betri ákvarðanir

Kostir þess að vera með góða skráningu á starfsmannabeiðnum er að starfsmaður og vinnuveitandi ná að vera í málefnalegri umræðu í stað þess að vera í samskiptum á borð við „manstu ekki þegar…“, „ég ræddi við þig þarna…“, „ég er búinn að biðja um þetta þrisvar sinnum áður…“ o.s.frv. Með því að vera með skilvirka leið fyrir starfsmannabeiðnir ásamt sögu eru teknar mun upplýstari og betri ákvarðanir fyrir vikið og þá skiptir ekki máli hvort að nýr stjórnandi sé tekinn við, sagan er til. Þetta er til mikilla bóta fyrir báða aðila.

Mannauðsstjóri Þekkingar ákvað að taka þessari áskorun og vinna þetta útfrá þörfum starfsfólksins sem að stórum hluta er mikið á ferðinni. Ásta hefur unnið undanfarið að lausn til að halda utan um beiðnir starfsfólks og kynnti það á starfsmannafundi á dögunum.

Lausnin fyrir starfsmannabeiðnir, MÍA í Microsoft PowerApps

Lausnin fékk nafnið MÍA (ég=me=mía). MÍA er app sem er sett upp í Microsoft PowerApps og byggir ofan á SharePoint eins og mannauðskerfið okkar í heildina gerir. MÍA er svo beintengd inn í MicrosoftTeams þannig að starfsfólk getur nálgast hana þar í gegnum tölvu eða snjalltæki.

MÍA heldur utan um allar beiðnirnar okkar ásamt því að birta stöðu orlofsdaga starfsfólks sem er sívinsælt fyrirspurnarefni. MÍA er enn í þróun og mun fá enn fleiri eiginleika á næstu misserum en meðal þess sem starfsfólkið getur núna afgreitt með einföldum hætti er:

• Beiðnir um frí
• Vinnutímastyttingu VR
• Kaup á búnaði
• Styrkumsókn
• Breytingu á lífeyrissjóði
• Séð orlofsinneign

Nú getur starfsfólk á þægilegan máta komið beiðnum í farveg óháð því hvar það er statt hverju sinni – bara opna appið í símanum eða tölvu og voila!

Ferlarnir eru misjafnir eftir beiðnum. Í PowerApps er ferlið skilyrt eins og hægt er en síðan tekur Flow (nú Power Automate) við og tryggir að beiðnin fari rétta leið. Mannauðsstjórinn fær meldingu ef beiðnir eru óhreyfðar í fimm eða fleiri daga og getur þá brugðist við og haldið beiðninni lifandi.

Stjórnendur hafa svo aðgang að stjórnborði MÍU fyrir yfirsýn og afgreiðslu beiðna – svo má ekki gleyma flottri tímalínu yfir fríin. Stjórnendur hafa aðgang að MÍU bæði í gegnum tölvu og snjalltæki og geta því afgreitt mál á ferðinni.

Ef þú vilt vita meira um MÍU getur þú haft samband við okkur.